Você sabe o que faz uma secretária virtual?

abril 28, 2020


Secretária virtual, também conhecida como assistente virtual, assessora virtual ou secretária remota, é uma profissional (geralmente autônoma) que oferece os mesmos serviços que uma secretária presencial, porém de maneira remota, por meio de home office. Assim como em qualquer trabalho realizado em casa, o secretariado remoto necessita de profissionais que tenham organização, disciplina e pontualidade.

No Brasil, a profissão vem ganhando força já que a tecnologia está cada vez mais forte e estará ainda mais desenvolvida no futuro.

Serviços oferecidos por uma secretária virtual

Como já foi dito, uma secretária remota presta os mesmos serviços que uma secretária presencial, porém cada profissional pode oferecer um leque diferente de serviços, dependendo principalmente da área de formação acadêmica de cada uma e também da experiência em empregos anteriores.

Eu, por exemplo, sou gestora de marketing, então um dos serviços que ofereço é a gestão de redes sociais. Crio calendário de conteúdo baseado no negócio de cada cliente, faço as postagens no Instagram e Facebook do material criado pelo cliente ou por mim e respondo mensagens . Além disso, tenho 8 anos de experiência como telefonista e recepcionista, 6 anos como secretária presencial e mais outros 5 anos como assistente administrativo presencial.

Dessa forma, atender e assessorar são algumas das minhas melhores habilidades, afinal são anos e anos de aprimoramento. Também tenho muita facilidade com a língua portuguesa (cheguei a cursar alguns períodos do curso de Letras na UFMG), então ofereço serviços de revisão e redação de texto. Presto também serviços de tradução inglês-português em nível intermediário, já que estudei a língua inglesa por 5 anos.

Por outro lado, existem aqueles profissionais que tem mais experiência com vendas e oferecem serviços relacionados ao comercial. Outros, por sua vez, oferecem serviços relacionados à gestão financeira do negócio.

Porém, no geral, os serviços oferecidos pela maioria dos profissionais são:

  • gestão de agenda;
  • gestão de contatos;
  • orçamentos online (ou por telefone);
  • gestão de fornecedores;
  • prospecção de clientes;
  • atendimento telefônico (receptivo e/ ou ativo);
  • gestão de e-mails;
  • atendimento online (Whatsapp/ Messenger/ chat);
  • organização de eventos;
  • planejamento de viagens;
  • follow-up de assuntos diversos;
  • controle financeiro.
Vantagens pra quem contrata

Todo empresário, independentemente do porte da empresa e do ramo de atuação, precisa de alguém que cuide das tarefas administrativas, ou seja, que gerencie a agenda, responda e-mails, faça contato com clientes por telefone ou mensagens, revise texto (ou até mesmo, os elabore), lance dados em sistemas, etc. Porém o custo de uma secretária presencial com carteira assinada é alto, pois além do salário, é preciso pagar todos os encargos trabalhistas.

Dessa forma, contratar os serviços de uma assistente virtual e não ter vínculos empregatícios é muito mais vantajoso, pois o contratante poderá pagar somente pelo período de tempo em que utilizará os serviços. Por hora, pacote de horas ou demanda/ projeto.

Diversos profissionais liberais que também trabalham em casa, como arquitetos, fotógrafos, engenheiros, também estão contratando secretárias virtuais para delegar os serviços meramente administrativos e poder se dedicar à atividades estratégicas e que fazem real diferença em seus negócios.

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